Dans un contexte de tension hospitalière croissante, l’optimisation de la charge en soins devient un enjeu stratégique. Avec une pression accrue sur les soignants, une planification inefficace peut entraîner une baisse de la qualité des soins, une augmentation du turnover du personnel et une détérioration des conditions de travail.

Mais comment améliorer la gestion des effectifs soignants pour maintenir une qualité des soins optimale ?

Dans cet article, nous explorons 5 bonnes pratiques clés pour optimiser la charge en soins, en s’appuyant sur des données objectives et des solutions éprouvées.

1. Évaluer la charge en soins en temps réel pour mieux anticiper

Pourquoi la mesure en temps réel est-elle indispensable ?

La gestion de la charge en soins ne peut plus reposer uniquement sur le ressenti des équipes ou sur des indicateurs généraux comme le taux d’occupation des lits. L’enjeu est d’avoir une vision objective et en temps réel des activités de soins pour une meilleure répartition des ressources humaines soignantes.

Selon une étude du Ministère de la Santé en 2023, 72 % des soignants estiment que leur charge de travail est souvent mal répartie faute de suivi précis.

💡 Solution : utiliser des outils numériques d’évaluation de la charge en soins

Aujourd’hui, plusieurs solutions existent :

• – SIIPS (Soins Infirmiers Individualisés à la Personne Soignée) : cet outil permet d’évaluer les besoins de soins de chaque patient pendant son séjour au travers d’un indicateur et ainsi d’obtenir un scoring et une classification des patients.
• – e-VALCES : une solution SaaS qui permet de visualiser la charge en soins en temps réel, pour mieux ajuster les effectifs tout en équilibrant les charges entre les services.
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✅ Bonnes pratiques à adopter

• – Mettre en place un suivi quotidien des variations de charge dans chaque service.
• – Utiliser un outil d’aide à la décision pour analyser l’impact des soins sur la charge des équipes.
• – Former les cadres à l’interprétation des données pour ajuster la répartition des soignants.
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2. Optimiser la répartition des effectifs soignants en fonction des besoins patients

Le bon nombre de soignants est-il toujours en face du bon nombre de patients ?

L’un des principaux défis des hôpitaux et EHPAD est de s’assurer que les effectifs soignants correspondent réellement aux besoins des patients. Un manque d’anticipation peut créer des situations de surcharge critique, mais aussi des périodes de sous-activité non exploitées.

Une étude menée dans les hôpitaux publics français a démontré que l’absence d’ajustement quotidien des effectifs peut générer une surcharge pouvant atteindre 40 % de travail supplémentaire pour les équipes soignantes (source : DRESS, 2023).

💡 Solution : un modèle de planification dynamique basé sur les soins requis

Une bonne gestion de la charge en soins repose sur l’adéquation des ressources humaines au profil des patients et aux besoins de soins. Par exemple :

• – Un service de médecine avec un nombre anormalement élevé de patients âgés polypathologiques peut avoir besoin de renforcer ses effectifs.
• – Un service de chirurgie en période creuse peut réaffecter temporairement ses soignants vers d’autres unités.
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✅ Bonnes pratiques à adopter

• – Analyser quotidiennement la charge en soins du service.
• – Créer un système de rotation flexible entre services selon les besoins.
• – Impliquer les cadres dans une stratégie proactive d’adéquation des effectifs.
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3. Automatiser la planification des soins pour réduire la charge administrative

Les cadres de santé passent-ils trop de temps dans la gestion et l’organisation ?

La gestion des plannings hospitaliers est une tâche particulièrement chronophage pour les cadres de santé. Jongler entre les demandes des équipes, les imprévus liés aux absences et la répartition optimale des ressources demande une organisation rigoureuse et mobilise un temps précieux. Une planification inefficace peut non seulement surcharger les équipes, mais aussi engendrer des erreurs, des tensions et des coûts supplémentaires pour l’établissement.

💡 Solution : la digitalisation des plannings et des affectations

Les logiciels de gestion des plannings permettent d’automatiser la répartition des équipes selon des critères précis, tout en tenant compte des besoins réels en soins et des ressources disponibles.

Avec e-VALCES, les cadres peuvent :

• – Anticiper les périodes de sous-charge et surcharge 

• – Ajuster les effectifs et les plannings en conséquence pour répondre au niveau de charge réel des services et ainsi apporter une meilleure réponse aux besoins de soins des patients.
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✅ Bonnes pratiques à adopter

• – Intégrer un outil numérique de gestion des plannings.
• – Former les cadres à l’utilisation des logiciels de gestion RH.
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4. Favoriser la coordination et la communication entre équipes

Les soignants ont-ils une visibilité sur l’état global des services ?

Une communication défaillante entraîne une perte d’efficacité et des erreurs dans l’organisation des soins. Selon un rapport de la Haute Autorité de Santé (HAS, 2023), 28 % des erreurs médicales sont dues à un défaut de transmission d’informations.

💡 Solution : instaurer une communication fluide et transparente

• – Réunions flash interservices : 10 minutes par jour pour échanger sur les priorités.
• – Systèmes de messagerie interne sécurisés pour des échanges fluides entre soignants et cadres.
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✅ Bonnes pratiques à adopter

• – Définir des points de communication quotidiens.
• – Utiliser des outils numériques collaboratifs (ex. messagerie interne, tableau de bord partagé).
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5. Préserver la qualité de vie au travail pour améliorer la performance

Comment optimiser la charge en soins sans prendre en compte le bien-être des soignants ?

Données clés :

• 40 % des soignants déclarent un épuisement professionnel (source : ANFH, 2023).
• Une meilleure gestion de la charge en soins réduit le turnover du personnel de 30 % (source : Rapport Ministère de la Santé, 2023).
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💡 Solution : un management plus humain et plus flexible

• – Flexibilité des plannings pour éviter des charges excessives.
• – Écoute active des équipes et prise en compte des retours d’expérience.
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✅ Bonnes pratiques à adopter

• – Mettre en place un baromètre du bien-être au travail.
• – Sensibiliser les managers à l’importance de l’équilibre charge/repos.
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Conclusion : une optimisation indispensable pour l’avenir des soins

Une meilleure gestion de la charge en soins passe par des outils digitaux, une meilleure planification et une coordination accrue entre équipes. En appliquant ces 5 bonnes pratiques, les établissements de santé peuvent améliorer l’efficacité des soins, la satisfaction des patients et la qualité de vie des soignants.

Quelle première action allez-vous mettre en place ?

L’équipe e-VALCES est à votre disposition pour vous présenter sa solution d’évaluation de la charge en soins de votre établissement